Für viele Anwender markiert das Jahr 2026 einen Wendepunkt in Sachen Projektmanagement: Microsoft hat MS Project Online zum 30. September 2026 eingestellt. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zur Einstellung von Microsoft Project Online.
Von DOS zur Cloud und ins Aus
Was als DOS-Anwendung startete, endete mehrere Jahrzehnte später in der Cloud: 2013 startete Microsoft MS Project Online als einen Cloud-Dienst, seit 30. September 2026 haben die Redmonder auch das eingestellt – Langjährige treue Kunden müssen sich eine Alternative suchen.
Microsoft rät zu den hauseigenen Produkten von Planner bis Dynamics 365 Project Operations. Diese sind jedoch kein 1:1 Ersatz. Man muss als Unternehmen genau prüfen, welche Alternative zu den eigenen Anforderungen wirklich passt. Und weil jede Migration Aufwand generiert, überlegen sich derzeit viele Anwender diese gleich „richtig“ durchzuziehen und sich von einem weiteren proprietären Produkt zu befreien, um digitale Souveränität auch im Projektmanagement zu erreichen.
Marktführer: OpenProject
Einer der Marktführer in Sachen Open-Source-Projektmanagement ist OpenProject. Das Unternehmen mit Sitz in München und Berlin ist Partner der IT Works AG und bringt eine überzeugende Lösung für fast jeden Anwendungsfall, ob groß oder klein.
OpenProject bietet zentrale Funktionen für die Planung, Steuerung und Zusammenarbeit in Projekten. Dazu gehören Gantt-Diagramme, Meilensteine, Aufgabenverwaltung, Abhängigkeiten, Zeiterfassung und Projektübersichten. Gleichzeitig unterstützt die Plattform agile Methoden wie Scrum und Kanban sowie hybride Ansätze und verfügt sowohl über eine Nextcloud- wie auch KI-Integration.
Transparenz und Unabhängigkeit
Wie CoreBiz ist auch OpenProject digital souverän, kann auf eigenen Servern betrieben oder als Cloud-Lösung genutzt werden – immer mit voller Kontrolle über die sensiblen Daten des Unternehmens und seiner Kunden. Der offene Quellcode schafft Transparenz und reduziert die Abhängigkeit von einem einzelnen Softwareanbieter. Gerade für öffentliche Verwaltungen, Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen und Organisationen mit sensiblen Projektdaten macht das die Software besonders attraktiv.
Wer OpenProject ausprobieren will, findet in der kostenlosen Community Edition einen Einstieg ohne Lizenzgebühren, für Unternehmen stehen zusätzlich kostenpflichtige Enterprise-Varianten mit professionellem Support und erweiterten Funktionen zur Verfügung. Bei der Frage, wie sich die Lösung an unterschiedliche Anforderungen und Budgets anpassen lässt, hilft Ihnen unser IT Works-Team gerne, ebenso bei einer konkret anstehenden Migration.
Anleitungen für den Wechsel
Für einen geplanten Wechsel gibt es einige konkrete Anleitungen (auch für den Wechsel von MS Project zu OpenProject): von Schritt-für-Schritt-Anleitungen über Videos bis hin zur technischen API-Dokumentation. Am einfachsten ist der Einstieg über Excel; für komplexe Migrationen eignet sich die Programmierschnittstelle der REST-API von OpenProject.
Bei derart komplexer Software lassen sich nur selten alle Daten automatisch übernehmen. Den Großteil der Inhalte können Sie aber auf verschiedenen Wegen von MS Project Online in OpenProject (oder auch andere Tools) zu überführen. Aufgaben übertragen Sie zum Beispiel per Excel-Export und -Import. Alles was Sie für diese Synchronisation brauchen ist eine Verbindung mit OpenProject über ein API-Token. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie im Blog von OpenProject.
Wer viele Projektdateien oder individuelle Mappings vorliegen hat, sollte sich die Dokumentation der Open Project REST API anschauen, die erklärt, wie Arbeitspakete automatisch angelegt und aktualisiert werden können. Noch detailliertere Inhalte für Techniker bieten die Spezifikationen der API Work Packages.
Einfache Aufgabenlisten können Sie außerdem als CSV-Datei inklusive Vorlagendatei und Datenprüfung importieren. Bisher geht das allerdings nur in der Entwicklerversion. Mehr dazu steht in der Dokumentation von OpenProject.
Zwar bietet die Dokumentation von OpenProject auch eine offizielle Übersicht aller verfügbaren Integrationen. Eine grundlegende Planung ersetzt sie aber nicht.
Die wichtigsten Fragen, die Sie vor der Migration klären sollten:
- Welcher Weg passt zu meinem Projekt?
- Wie viele Projektpläne müssen migriert werden? Einzelne oder viele Projekte?
- Wie komplex sind die Pläne, und welche Features müssen zwingend übernommen werden?
- Kommen erweiterte Projektmanagementfunktionen wie Gantt-Charts, Milestones, Swim Lanes, Baselines und benutzerdefinierte Felder zum Einsatz?
- Können für die Migration auch .mpp-Dateien (das von MS Project genutzte Dateiformat) genutzt werden?
Unabhängig vom gewählten Weg müssen Sie kontrollieren, ob diese Daten korrekt in OpenProject ankommen:
- Vorgängerbeziehungen
- Hierarchien
- Terminlogiken
Meist ist dabei ein Parallelbetrieb und ausgiebiges Testen sinnvoll. Dabei helfen wir von der IT Works AG Ihnen gerne.
Fazit
Das Ende von Microsoft Project Online ist ein sinnvoller Anlass, auch Open-Source-Alternativen zu prüfen. OpenProject als Marktführer überzeugt durch umfangreiche Projektmanagement-Funktionen, Open Source, flexible Betriebsmodelle und hohe Datenkontrolle. Es ist zwar kein vollständiger Funktionszwilling von Microsoft Project und sollte vor einer Migration anhand konkreter Anforderungen getestet werden. Für viele Organisationen ist es jedoch eine zukunftsorientierte Alternative, die technische Freiheit, Zusammenarbeit und Wirtschaftlichkeit miteinander verbindet.