CRM gilt als eine der wichtigsten Anwendungen im Unternehmen: Customer Relationship Management klingt spröde, ist aber super-praktisch. Wir, die Linux Systems Consulting AG, eine Schwesterfirma der IT Works AG, haben bereits seit Mitte 2020 das CRM-Modul von CoreBiz Works im Betrieb und konnten viele gute Erfahrungen sammeln.
Die ERP-Software CoreBiz Works bietet viele Business-Module wie Buchhaltung, Lagerverwaltung und Einkaufswesen, sowie das hier betrachtete CRM-Modul. CoreBiz Works basiert auf der modernen und leistungsfähigen Open-Source-Lösung ERPnext, mit vielen Erweiterungen und Anpassungen.
Vereinfachte Angebotserstellung: Ein typisches Angebot wird bei CoreBiz Works aus einer Vertriebschance erstellt, die wir zuvor bei einem Kunden oder Interessenten (Lead) angelegt haben. Durch die automatische Verknüpfung zu dem Kunden oder Interessenten, werden Stammdaten wie Adresse, Ansprechpartner, Zahlungsziel und weitere Daten direkt in das Angebot eingefügt. Im Angebotsformular können dann eine Projektbeschreibung sowie die unterschiedlichen Artikel hinzugefügt werden. Aus diesen Daten erstellt das System dann ein druckbares oder als PDF exportierbares Dokument. Dessen Layout unterscheidet sich zudem je nach Art der Vertriebschance: Bei Subskriptionen oder Hardware-Komponenten werden neben der Artikelnummer, der Beschreibung und dem Preis zusätzlich noch die Menge und der Einzelpreis als Spalten in der Tabelle hinzugefügt. Diese Anpassungen geschehen automatisch.
Weil wir alle Daten nur einmal an zentraler Stelle verwalten müssen, und die Angebote automatisch formatiert werden, konnten wir unsere Abläufe optimieren, die Konsistenz unserer Angebote verbessern und manche Fehler vermeiden.
Automatisierte E-Mail-Vorlagen: Die E-Mail-Vorlagen sind äußerst praktisch. Sie können automatisch personalisierte Inhalte erzeugen, indem sie Felder aus individuellen Kontakten, Projekten, Rechnungen, Angeboten oder Unternehmen ziehen. Dadurch können wir effizient und professionell mit unseren Kunden kommunizieren, ohne jedes Mal manuell Informationen eingeben zu müssen. Die Automatisierung der E-Mail-Korrespondenz spart Zeit und minimiert Fehler.
Flexible Anpassung der Benutzeroberfläche: Ein weiteres nützliches Merkmal ist die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche schnell und einfach an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Damit konnten wir die Benutzerfreundlichkeit deutlich verbessern, allein die Reihenfolge der Eingabefelder kann einen deutlichen Unterschied machen. Zum Beispiel sparen wir mit Shortcuts viele Klicks in der Menüstruktur. In einigen Listen (etwa Wiedervorlagen und Kunden) haben wir die angezeigten Spalten geändert, auch nutzen wir eigene Auswertungen.
Hervorragende Performance: Wir waren angenehm überrascht von der Leistungsfähigkeit von CoreBiz Works, auch bei umfangreichen Datenmengen. Die Software arbeitet äußerst stabil und performant, das macht durchaus Spaß. In unserem alten CRM mussten wir bei vielen Eingaben auf eine Reaktion warten, was die Arbeit deutlich verzögerte und die Nerven strapazierte.
Tagging-Funktion für Kundenverwaltung: Die Möglichkeit, Tags bei Interessenten und Kunden anzugeben, hat sich als äußerst nützlich erwiesen. Wir unterteilen damit Kunden in verschiedene Gruppen und können nach spezifischen Informationen suchen. Zum Beispiel verwenden wir ein Tag für Unternehmen, die IT-Monitoring mit Checkmk betreiben. Dadurch können wir gezielte Marketingaktionen durchführen und relevante Informationen schneller finden.
Für die Verwaltung der Tags steht im CRM eine Tabelle mit drei Spalten zur Verfügung. In der ersten Spalte wählt der Vertriebsmitarbeiter die Art des Tags aus, wie Monitoring, Virtualisierung oder Automatisierung. Die zweite Spalte bietet dann, je nach Auswahl der Tag-Art in der ersten Spalte, verschiedene Optionen: Bei der Tag-Art Monitoring können beispielsweise die Produkte Checkmk, Zabbix, PRTG oder CoreBiz Monitoring ausgewählt werden. Die dritte Spalte nimmt als Freitextfeld zusätzliche Informationen auf, wie zum Beispiel die genaue Version der Software oder ob sich der Kunde in einer Entscheidungsphase befindet. Es ist erstaunlich, wie einfach die Tags verwaltet werden können und welche Möglichkeiten sie bieten.
Granulare Zugriffskontrolle: Das Rollenkonzept von CoreBiz Works ermöglicht es uns, spezifische Rollen für Mitarbeiter zu definieren und den Zugriff auf Funktionen und Daten entsprechend zu steuern. Die genaue Kontrolle erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern verbessert auch die Effizienz, da Mitarbeiter nur die Module und Felder sehen, die für sie relevant sind.
Insgesamt hat uns CoreBiz Works geholfen, unsere betrieblichen Abläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern sowie die Qualität unserer Dienstleistungen und die Effizienz unseres Vertriebs zu verbessern. Wenden Sie sich gerne an uns oder direkt an den Vertrieb der IT Works AG: sales@itworks-ag.de, +49 89 99341120